Vereinfachung der Sicherheit von Gemeinschaftsbüros mit Coworking Zugangskontrolle

Der Bedarf an wirksamen Sicherheitsmaßnahmen für gemeinsam genutzte Arbeitsräume steigt mit der wachsenden Zahl von Coworking Spaces. Früher war diese Art von Arbeitsraum in der Minderheit. Mit der steigenden Nachfrage nach hybrider Arbeit und Telearbeit hat Coworking und die damit verbundene Coworking Zugangskontrolle weiter an Bedeutung gewonnen.

Was ist ein Coworking Space oder ein flexibler Arbeitsraum? In Coworking Spaces wird den Nutzern alles zur Verfügung gestellt, was sie für ihre Arbeit benötigen, z. B. Hochgeschwindigkeits-Internetzugang, Besprechungsräume und andere Annehmlichkeiten, ohne dass sie dafür langfristige Mietverträge abschließen müssen. Den Mitgliedern wird eine einladende Atmosphäre geboten, in der sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren und gleichzeitig mit gleichgesinnten Fachleuten austauschen können.

Da es sich bei Coworking Spaces um gemeinschaftlich genutzte Räumlichkeiten handelt, geht mit dieser Beliebtheit und Bequemlichkeit jedoch auch ein erhöhtes Risiko von Bedrohungen in der Sicherheit im Coworking Space einher. Coworking-Spaces sind auch anfällig für Angriffe aufgrund ihrer Annehmlichkeiten. Neben all den Annehmlichkeiten erwarten die Nutzer vor allem eines: Sicherheit und Schutz.

Bevor wir uns mit der Frage beschäftigen, wie ein Unternehmen die Coworking Sicherheit maximieren kann, sollten wir uns mit den besonderen Herausforderungen und Schwachstellen befassen, die diese Art von gemeinsam genutzten Büroräumen mit sich bringt.

Herausforderungen bei der Sicherheit für Coworking Space und flexiblen Arbeitsräumen

Auch wenn es viele Vorteile gibt, die Gemeinschaftsbüros mit sich bringen, machen sich viele Menschen auch Sorgen über die Internet-Sicherheit im Coworking Space. In der Tat geben 48 % der Befragten an, dass der Mangel an Privatsphäre eines der Hauptprobleme ist, wenn es um die Sicherheit in Coworking Spaces geht. 48 % der Befragten geben an, dass der Mangel an Privatsphäre eines der Hauptprobleme ist, wenn es um die Sicherheit in Coworking Spaces geht.

Digitale Sicherheit im Gemeinschaftsbüro

Von Freiberuflern und externen Mitarbeitern bis hin zu Existenzgründern und Unternehmern — in Coworking Spaces und flexiblen Arbeitsräumen ist ein breites Spektrum von Fachleuten anzutreffen, die alle ihre eigenen Geräte verwenden. In Verbindung mit gemeinsam genutzten Wi-Fi-Verbindungen und anderen Cloud-basierten Diensten ist dies mit erheblichen Risiken für die Datensicherheit verbunden.

Im Jahr 2022 stellte das BSI fest, dass ein deutscher IT-Dienstleister im Jahr 2021 einen Anstieg der DDoS-Angriffe um rund 41 Prozent im Vergleich zum Vorjahr verzeichnet. Experten führen den Anstieg der Cyberkriminalität zum Teil auf die Tatsache zurück, dass immer mehr Menschen aus der Ferne arbeiten. Dabei verwenden sie häufig Geräte und Netzwerke, die nicht besonders sicher sind. 

In Coworking Spaces, in denen mehrere Unternehmen und Berufstätige über eine gemeinsame Netzwerkverbindung auf ihre eigenen Server, Software und Datenbanken zugreifen, ist die Internetsicherheit besonders wichtig. Die Betreiber von Coworking Spaces müssen proaktive Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Daten- und Internetsicherheit in Coworking Spaces so robust wie möglich ist. Zu den Möglichkeiten gehören unter anderem:

• Sicherstellen, dass jeder Benutzer über eigene Anmeldedaten und Passwörter verfügt, um sich mit dem Netzwerk zu verbinden

• Zwei-Faktor-Authentifizierung implementieren

• Alle Benutzer sind verpflichtet, ein Antiviren- oder Anti-Malware-Programm auf ihre Geräte herunterzuladen

• In verwaltete Netzwerksicherheitslösungen von vertrauenswürdigen Anbietern investieren

• Private, individualisierte Wi-Fi-Netzwerke einrichten

• Sicherheitsrichtlinien einführen, denen die Mitglieder zustimmen und folgen müssen

• Schallisolierte Räume für vertrauliche Gespräche

Sicherheit von gemeinsam genutzten Arbeitsräumen (Coworking Sicherheit)

Der Schutz der Räumlichkeiten und ihrer Bewohner ist eine weitere Herausforderung für die Sicherheit von Gemeinschaftsbüros. Zu den besonderen Herausforderungen gehören:

• 24-Stunden-Zugriff — Coworking Spaces mit 24-Stunden-Zugriff stellen besondere Herausforderungen an die physische Sicherheit. Da außerhalb der Geschäftszeiten weniger Personal anwesend ist, besteht ein höheres Risiko für unbefugtes Eindringen. Um Zugangsrechte zu gewährleisten und wertvolle Güter zu schützen, müssen diese Räume daher über klar definierte Protokolle verfügen. Zu diesen Protokollen gehören die Begrenzung der Anzahl der zugänglichen Zugangspunkte, die Beschränkung der Ausgabe von Schlüsseln, die Festlegung von Bereichen mit Zugangsbeschränkung und die Durchführung regelmäßiger Inspektionen.

• Mehrere Zugänge — Ein effektives Management der Zugänge ist entscheidend für das Wohlbefinden eines flexiblen Arbeitsumfelds und seiner Bewohner. Mehrere Zugänge, wie z. B. Haupttüren, Seiteneingänge und Notausgänge, erschweren die Überwachung der Personen, die den Raum betreten oder verlassen, oder die Erkennung verdächtiger Aktivitäten. Zur Verringerung dieses Sicherheitsrisikos für gemeinsam genutzte Arbeitsräume kann die Installation von Coworking-Zugangskontrollsystemen mit Schlüsselkarten oder der Einsatz von Personal an jedem Eingang eine zuverlässige Lösung zur Begrenzung des Zugangs Unbefugter und zur Verringerung potenzieller Bedrohungen sein.

• Hoher Fußgängerverkehr — In Coworking Spaces und flexiblen Arbeitsräumen herrscht ein hoher Fußgängerverkehr. Es kann schwierig sein, zu überwachen, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt dort aufhält. Besonders während der Hauptgeschäftszeiten, wenn ein größerer Personenstrom den Raum betritt und verlässt, ist dies eine Herausforderung für die Sicherheit in Coworking Spaces. Zur Gewährleistung der Sicherheit aller Nutzerinnen und Nutzer können Investitionen in Sicherheitssysteme für gemeinsam genutzte Arbeitsräume, wie z. B. Überwachungskameras oder Besucherverwaltungssysteme, Coworking Spaces bei der Nachverfolgung der Personen, die den Raum betreten und verlassen, behilflich sein.

• Ausstattung und Eigentum — Coworking Spaces sind vollgestopft mit wertvoller Ausstattung und Eigentum, das geschützt werden muss. Computer, Telefone und andere Geräte, die von den Mitgliedern genutzt werden, gehören dazu. Dass jemand hereinkommt, etwas mitnimmt und verschwindet, ist bei so viel Publikumsverkehr nicht schwer. Die Einführung von Sicherheitssystemen für Coworking Spaces wie Videoüberwachung, die Installation von stabilen Schlössern an allen Geräteschränken und die Anwesenheit von Personal, das den Raum bewacht, können dazu beitragen, potenzielle Diebstähle zu verhindern.

• Besucher — Coworking Spaces empfangen häufig Besucher wie potenzielle Kunden, Lieferanten und andere Dritte. Jeder unbekannte Besucher kann eine Sicherheitsbedrohung darstellen. Ein Besucher könnte beispielsweise Hintergedanken haben und versuchen, Informationen oder Vermögenswerte zu stehlen. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein Besuchermanagementsystem einzurichten. Damit können alle Besucher und ihre Kontaktdaten erfasst und registriert werden. Das System kann auch die Bewohner über das Eintreffen von Besuchern informieren und deren Aktivitäten während ihres Aufenthalts in der Einrichtung verfolgen.

Verbesserung der Sicherheit von Coworking-Spaces durch Zugangskontrollsysteme

Für den Schutz von Coworking Spaces vor potenziellen Sicherheitsbedrohungen ist die Implementierung von Coworking-Zugangskontrollsystemen entscheidend. Zugangskontrolllösungen für Coworking Spaces, wie z. B. elektronische Türschlösser und Zugangssysteme mit Schlüsselkarten, bieten eine sichere Möglichkeit, den Zugang zu Coworking Spaces zu beschränken. Im Folgenden sind einige der Vorteile von Zugangskontrollsystemen für Coworking Spaces und Flexible Workspaces aufgeführt:

• Erhöhte Sicherheit — Mithilfe von Zugangskontrollsystemen können die Betreiber von Coworking Spaces sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Räumlichkeiten haben. Auf diese Weise verringern diese Sicherheitssysteme für Gemeinschaftsbüros das Risiko des unbefugten Zutritts und des Diebstahls und beugen potenziellen Bedrohungen der Sicherheit durch Außenstehende vor.
• Bessere Überwachung — Moderne Zugangskontrollsysteme für Gemeinschaftsbüros bieten detaillierte Einblicke in das Kommen und Gehen in Coworking Spaces und ermöglichen den Betreibern, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und Sicherheitsverletzungen vorzubeugen. Einige Systeme sind sogar in der Lage, bei dem Versuch einer unbefugten Person, den Raum zu betreten, das Personal oder den Sicherheitsdienst des Gemeinschaftsbüros zu alarmieren. Sie können auch in Echtzeit überwachen, wer sich gerade in der Einrichtung aufhält.
• Hochflexibel und anpassbar — Die neuesten Zugangskontrollsysteme für Coworking Spaces sind flexibel und anpassbar, sodass Sicherheitsmanager ein System für ihre spezifischen Anforderungen entwickeln können. Diese Sicherheitssysteme für Coworking Spaces bieten die Möglichkeit, Zugangsregeln zu ändern, Benutzerberechtigungen zu vergeben, den Zugang zeitlich zu begrenzen, den Zugang über Smartphones zu ermöglichen und den Zugang auf autorisiertes Personal zu beschränken. Zusätzliche Technologien wie Überwachungskameras und Alarmsysteme können integriert werden.
• Erhöhter Nutzerkomfort — Coworking-Zugangskontrollsysteme bieten Komfort für Nutzer und Mitarbeiter, indem sie einen effizienten Zugang zu den Räumlichkeiten mit minimalem Aufwand ermöglichen. Dazu gehören eine einfache und sichere Coworking. Zutrittskontrolle mit PIN-Codes, Keycards oder mobilen Zugangsdaten für den mobilen Zugang sowie die Möglichkeit der automatischen Ver- und Entriegelung von Türen, so dass die Nutzerinnen und Nutzer diese nicht manuell öffnen und schließen müssen. All dies führt zu einer Verbesserung des Nutzererlebnisses, Zutrittserlebnis und zu einem erhöhten Gefühl der Sicherheit, was für den Erfolg von Coworking Spaces von entscheidender Bedeutung sein kann.
• Besseres Management — Moderne Zugangskontrollsysteme sind mit verschiedenen Funktionen ausgestattet, die die Arbeit von Coworking Space Eigentümern oder Coworking Space Managern erheblich erleichtern. Beispielsweise können Betreiber Änderungen aus der Ferne vornehmen und sogar den Zugang automatisieren, ohne vor Ort sein zu müssen, z. B. die Gewährung oder den Entzug des physischen Zugangs. Darüber hinaus sind sie in der Lage, die Belegung des Raums zu verfolgen, um die Nutzung des Raums zu optimieren und die Gewohnheiten der Kunden in ihrem gemeinsam genutzten Arbeitsraum besser zu verstehen.

Arten von Coworking-Zugangskontrollsystemen

Von physischen Tastaturen bis hin zu elektronischen Türschlössern gibt es verschiedene Zugangskontrollsysteme für Coworking Spaces. Im Folgenden sind einige Optionen für Zugangskontrollsysteme für Coworking Spaces aufgeführt:

Zugangskontrolle für Coworking mit Tastatur

Um den Zugang zu Coworking Spaces zu kontrollieren, werden kostengünstige Tastatureingabesysteme verwendet. Betreiber von Coworking Spaces können sich für mechanische Tastaturschlösser entscheiden, bei denen die Nutzer Tasten drücken müssen, um einen Code einzugeben. Sie sind relativ preiswert, aber anfällig für Verschleiß. Moderne Touchpad-Schlösser, die über ein Smartphone ferngesteuert werden können und eine Fernaktualisierung des Zugangscodes ermöglichen, sind eine weitere Option. 

Tastaturen sind zwar besser als nichts, haben aber auch einige entscheidende Nachteile: Sie bieten keine Überwachung, wenn alle Benutzer dieselbe PIN verwenden, und sind sehr anfällig für Hackerangriffe. Außerdem ist es möglich, dass Mitglieder ihre PIN ohne Erlaubnis an andere weitergeben, wodurch die Sicherheit des gemeinsamen Büros für alle Benutzer gefährdet wird.

Gemeinsamer RFID-Bürozugang

RFID (Radio Frequency Identification)-Zugangskontrollsysteme für Coworking Spaces und flexible Arbeitsumgebungen eignen sich hervorragend, um den Zugang zu gemeinsam genutzten Büroräumen zu verwalten. Sie können ferngesteuert widerrufen werden, wenn jemand aussteigt, sodass sich leichter sicherstellen lässt, dass keine unbefugten Nutzer zugelassen werden.

Diese Art von Sicherheitssystem für gemeinsam genutzte Arbeitsräume ist mit einigen Nachteilen verbunden. Zum einen können Mitglieder ihre Zugangsdaten an unberechtigte Nutzer weitergeben, sodass sich nur schwer nachvollziehen lässt, wer den Raum betritt und verlässt. Außerdem können RFID-Karten insbesondere bei Ausweisen mit veralteter Verschlüsselungstechnologie leicht kopiert werden, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellt.

Biometrische Coworking-Zugangskontrollsysteme

Diese Coworking-Zugangskontrollsysteme ermöglichen den Zugang zu den Coworking Spaces mit Hilfe von biometrischen Daten, wie z.B. Fingerabdrücken oder Gesichtserkennung. Mit diesem System wird der Einsatz von Schlüsseln und Karten überflüssig, und nur autorisierte Personen haben Zugang zu den Räumen. Obwohl diese Sicherheitslösung sehr wirksam ist, kann sie für Coworking-Spaces und flexible Arbeitsplätze übertrieben werden, wenn nicht bestimmte Bereiche einen hohen Schutzgrad benötigen.

So könnten z. B. Serverräume, Rechenzentren und andere Teile des Coworking Spaces, in denen sich sensible Informationen oder Geräte befinden, von biometrischen Zugangskontrollsystemen für das Personal profitieren. Darüber hinaus können biometrische Zugangskontrollsysteme auch zum Schutz von Privatbüros oder Konferenzräumen für vertrauliche Besprechungen oder Projekte und zur Unterstützung der Zeiterfassung eingesetzt werden, wenn dies erforderlich ist.

Einfachere Methoden bieten jedoch eine praktikablere Lösung für gemeinsam genutzte Bereiche wie Küchen, Lobbys oder Arbeitsplätze. Hinzu kommt, dass die Erfassung biometrischer Daten in Coworking Spaces, die in der Regel durch eine hohe Fluktuation gekennzeichnet sind, aufwändig zu handhaben ist.

Schlüssellose Coworking-Zugangskontrolle

Den größten Komfort und die höchste Sicherheit in Coworking Spaces bieten schlüsselloses Coworking und flexibler Zugang zu den Räumlichkeiten. Die Nutzung von Smartphones als Zugangsmedium ermöglicht den Nutzern einen einfachen Zugang zum Raum. Sie müssen keine speziellen Schlüssel oder Karten mit sich führen. Darüber hinaus wird das Risiko von Hacker-Angriffen durch die in die Smartphones eingebaute starke Verschlüsselung erheblich reduziert, und das Sicherheitssystem des Coworking Spaces kann leicht skaliert werden, um Änderungen in der Mitgliedschaft Rechnung zu tragen.

Ferngesteuerte Coworking-Zugangskontrolle

Äußerst flexibel sind auch Cloud-basierte Zugangskontrollsysteme für Coworking Spaces. Sie ermöglichen den Betreibern von Coworking Spaces die Erstellung individueller Regeln und Vorschriften für verschiedene Zugangsebenen, z. B. die Gewährung des Zugangs zu eingeschränkten Bereichen für Mitglieder mit bestimmten Mitgliedschaftspaketen oder die Festlegung von Zugangszeiten für bestimmte Bereiche.

Mit der Cloud-basierten Verwaltungssoftware können die Betreiber das System von jedem beliebigen Standort aus verwalten und konfigurieren. Da viele dieser Plattformen standortübergreifend sind, können Sicherheitsbeauftragte in Bürogemeinschaften die Zugangskontrolle für mehrere Coworking Spaces oder Gebäude zentral verwalten.

Drehkreuze für die gemeinsames Büro Sicherheit

Für Coworking Spaces und flexible Arbeitsräume, die stark frequentiert werden, können Sicherheitsdrehkreuze eine gute Option sein. Sicherheitsdrehkreuze lassen jeweils nur eine Person passieren. Auf diese Weise kann der Personenfluss beim Betreten und Verlassen des Raums kontrolliert werden. Sie dienen auch als physische Barriere, um potenzielle Sicherheitsverletzungen oder unbefugten Zutritt zu verhindern.

Drehkreuze können leicht in andere Coworking-Zugangskontrollsysteme integriert werden, um ein umfassenderes, einfach zu verwaltendes Sicherheitssystem zu schaffen.

Investitionen in Zugangskontrollsysteme für Coworking

Für die Sicherheit von gemeinsam genutzten Arbeitsräumen sind Zugangskontrollsysteme von unschätzbarem Wert. Sie sind ein wirksames Mittel zur Überwachung der Personen, die Zugang zu den Räumlichkeiten haben, und können speziell auf die Anforderungen jedes gemeinsam genutzten Arbeitsraums zugeschnitten werden. Betreiber von Gemeinschaftsbüros haben eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Entwicklung eines individuellen Coworking-Zutrittskontrollsystems, das den spezifischen Anforderungen ihrer Gebäude und Mitglieder gerecht wird.

Um das beste Sicherheitssystem für Coworking Spaces auszuwählen, ist es wichtig, die damit verbundenen Kosten, die Skalierbarkeit und die erforderliche Sicherheit des Sicherheitssystems für Gemeinschaftsbüros zu berücksichtigen. Letztendlich sind diese Systeme entscheidend für den Schutz der Nutzerinnen und Nutzer, der Geräte und der sensiblen Informationen, die in einem Coworking Space aufbewahrt werden, bei gleichzeitiger Gewährleistung der Freiheit der Nutzerinnen und Nutzer zur Nutzung des Raums ohne Probleme.