Simplificar la seguridad de las oficinas compartidas con sistemas de control de acceso para coworking

A medida que aumenta el número de espacios de coworking, también lo hace la necesidad de medidas de seguridad eficaces para los espacios de trabajo compartidos. Aunque este tipo de espacio de trabajo era minoritario, el coworking ha seguido ganando adeptos a medida que aumenta la demanda de trabajo híbrido y a distancia.

¿Qué es un espacio de coworking o espacio de trabajo flexible? Los espacios de coworking ofrecen a los usuarios todo lo que necesitan para trabajar, como acceso a Internet de alta velocidad, salas de reuniones y otros servicios, sin necesidad de contratos de alquiler a largo plazo. Los miembros pueden acceder a un ambiente acogedor donde centrarse en su trabajo mientras socializan con profesionales afines.

Sin embargo, esta popularidad y comodidad conllevan un mayor riesgo de amenazas a la seguridad en el coworking, debido a la naturaleza de los espacios compartidos. Las comodidades de los espacios de coworking también los hacen vulnerables. Más allá de todas las campanas y silbatos, algo que los usuarios esperan es estar seguros y protegidos.

Antes de profundizar en cómo una empresa puede maximizar la seguridad de los espacios de coworking, exploremos los retos y vulnerabilidades únicos de este tipo de espacio de oficina compartido.

Retos de seguridad del coworking y los espacios de trabajo flexibles

Aunque las oficinas compartidas pueden ofrecer muchas ventajas, a muchas personas les preocupa la seguridad de los espacios de coworking. De hecho, el 48% de las personas afirman que la falta de privacidad es uno de los principales problemas de seguridad de los espacios de coworking. 

Seguridad en las oficinas compartidas digitales

Los espacios de coworking y de trabajo flexible albergan a una gran variedad de profesionales, desde autónomos y empleados remotos hasta fundadores de startups y emprendedores, todos ellos utilizando sus propios dispositivos. Junto con la conexión Wi-Fi compartida y otros servicios basados en la nube, esto puede presentar riesgos significativos para la seguridad de los datos.

En 2020, el FBI declaró que los ciberataques habían aumentado un 400% desde el inicio de la pandemia de COVID-19. Los expertos atribuyen el aumento de la ciberdelincuencia en parte al hecho de que muchas más personas trabajan a distancia y a menudo utilizan dispositivos y redes que no son tan seguros. 

La seguridad de Internet en los espacios de coworking es especialmente importante, ya que varias empresas y profesionales se conectan cada uno a sus propios servidores, programas y bases de datos a través de una conexión de red compartida. Los operadores deben ser proactivos y garantizar que la seguridad de los datos y de Internet en los espacios de coworking sea lo más sólida posible. Algunas opciones son:

• Asegurarse de que cada usuario tiene sus propias credenciales y contraseñas para conectarse a la red
• Implantar la autenticación de dos factores
• Exigir a todos los usuarios que descarguen un antivirus o un programa antimalware en sus dispositivos
• Invertir en soluciones de seguridad de red gestionada de proveedores de confianza
• Crear redes Wi-Fi privadas individualizadas
• Instituir políticas de seguridad que los miembros deban aceptar y seguir
• Insonorizar las salas para permitir conversaciones confidenciales

Construir la seguridad del espacio de coworking

Otro reto de seguridad de las oficinas compartidas gira en torno a la protección de las instalaciones físicas y los ocupantes. Algunos de los retos específicos son:

• Acceso las 24 horas del día - Los espacios de coworking abiertos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, presentan retos únicos en materia de seguridad física. Al haber menos personal fuera del horario laboral, aumentan las posibilidades de que entren personas no autorizadas. Por ello, estos espacios deben tener protocolos claramente definidos para ayudar a garantizar los derechos de acceso y proteger los activos valiosos. Esto incluye limitar el número de puntos de entrada accesibles, poner restricciones a la distribución de llaves, designar zonas prohibidas y realizar inspecciones periódicas.

• Múltiples puntos de acceso - Gestionar eficazmente los puntos de acceso es esencial para salvaguardar el bienestar de cualquier espacio de trabajo flexible y de sus ocupantes. Las entradas múltiples, como las puertas principales, las entradas laterales y las salidas de emergencia, dificultan el control de quién entra y sale del espacio o el reconocimiento de actividades sospechosas. Para reducir este riesgo de seguridad del espacio de trabajo compartido, instalar sistemas de control de acceso al coworking con tarjeta de acceso, o tener personal apostado en cada punto de entrada, puede ser una solución fiable para restringir el acceso de personas no autorizadas y mitigar posibles amenazas.

• Tráfico peatonal elevado - Con un nivel significativo de tráfico peatonal en los espacios de coworking y de trabajo flexible, puede resultar difícil controlar quién está presente en cada momento. Este reto de seguridad en los espacios de coworking es especialmente acuciante en las horas punta, ya que hay un mayor flujo de personas que entran y salen del espacio. Para garantizar la seguridad de todos los usuarios, las inversiones en sistemas de seguridad para espacios de trabajo compartidos, como cámaras de vigilancia o sistemas de gestión de visitantes, pueden ayudar a los espacios de coworking a hacer un seguimiento de las personas que entran y salen.

• Equipos y activos - Los espacios de coworking están llenos de equipos y activos valiosos que hay que salvaguardar. Esto incluye ordenadores, teléfonos y otros dispositivos utilizados por los miembros. Con tanto tráfico, no es difícil que alguien se cuele, coja algo y desaparezca. Implantar sistemas de seguridad en el coworking, como la videovigilancia, instalar cerraduras fuertes en todos los armarios de los equipos y contar con la presencia de miembros del personal para vigilar el espacio, puede ayudar a protegerse contra posibles robos.

• Visitantes - Los espacios de coworking suelen recibir visitantes, como clientes potenciales, proveedores y otros vendedores externos. Cualquier visitante desconocido puede suponer una amenaza para la seguridad. Por ejemplo, alguien que visite las instalaciones podría tener un motivo oculto y estar buscando robar información o activos. Por lo tanto, es esencial disponer de sistemas de gestión de visitantes para rastrear y registrar a todos los visitantes, junto con su información de contacto. También puede notificar a los ocupantes cuando los visitantes entran en el espacio y hacer un seguimiento de su actividad mientras están en las instalaciones.

Mejora de la seguridad del espacio de coworking con sistemas de control de acceso

Implantar sistemas de control de accesos es fundamental para proteger los espacios de coworking de posibles amenazas a la seguridad. Las soluciones de control de accesos para coworking, como las cerraduras electrónicas de puertas y los sistemas de acceso con tarjetas llave, permiten limitar de forma segura quién puede entrar en el espacio. Éstas son algunas de las ventajas de la seguridad del control de accesos para espacios de coworking y de trabajo flexible:

• Mayor seguridad - los sistemas de control de acceso ayudan a los operadores de espacios de coworking a garantizar que sólo las personas autorizadas puedan entrar y salir de las instalaciones. Como resultado, estos sistemas de seguridad para oficinas compartidas reducen el riesgo de entradas no autorizadas y robos, y evitan posibles amenazas a la seguridad por parte de extraños.

• Vigilancia mejorada - Los modernos sistemas de control de acceso para oficinas compartidas proporcionan una visión detallada de las idas y venidas de un espacio de coworking, lo que permite a los operadores identificar actividades sospechosas y disuadir posibles violaciones de la seguridad. Algunos sistemas pueden incluso alertar al personal o al personal de seguridad de la oficina compartida si personas no autorizadas intentan entrar en el espacio. También pueden proporcionar supervisión en tiempo real para identificar quién está actualmente en las instalaciones.

• Altamente flexibles y personalizables - Los últimos sistemas de control de acceso para coworking son flexibles y personalizables, lo que permite a los responsables de seguridad de las oficinas compartidas diseñar un sistema que satisfaga sus necesidades específicas. Estos sistemas de seguridad para coworking permiten cambiar las normas de acceso, conceder permisos de usuario, acceso temporal, acceso mediante smartphone y establecer horarios de uso para restringir el acceso sólo al personal autorizado. También pueden integrarse con tecnologías adicionales, como cámaras de seguridad y alarmas comerciales.

• Mayor comodidad para el usuario - los sistemas de control de acceso para coworking ofrecen comodidad a los usuarios y al personal al proporcionar un acceso eficiente a las instalaciones con el mínimo esfuerzo. Esto incluye un control de acceso al coworking sencillo y seguro con códigos PIN, tarjetas de acceso o credenciales móviles para el acceso móvil, así como la posibilidad de bloquear o desbloquear automáticamente las puertas para que los usuarios no tengan que abrirlas o cerrarlas manualmente. Todo esto contribuye a mejorar la experiencia del usuario y a aumentar la sensación de seguridad, lo que puede ser crucial para el éxito de los espacios de coworking.

• Mejor gestión - Los sistemas modernos de control de accesos incorporan varias funciones que facilitan mucho el trabajo de los propietarios o gestores de espacios de coworking. Por ejemplo, las capacidades remotas, como conceder o revocar el acceso físico a distancia, permiten a los operadores hacer cambios e incluso automatizar el acceso sin estar físicamente presentes en las instalaciones. Además, pueden hacer un seguimiento de las cifras de ocupación para optimizar la utilización del espacio y comprender mejor los hábitos de los clientes en su espacio de trabajo compartido.

Tipos de sistemas de control de accesos para coworking

Los sistemas de seguridad para el control de accesos en coworking adoptan diversas formas, desde teclados físicos hasta cerraduras electrónicas para puertas. Aquí tienes algunas opciones de sistemas de control de acceso para coworking:

Control de acceso al coworking mediante teclado

Los sistemas de entrada con teclado son una solución rentable de control de acceso a oficinas compartidas. Los operadores de seguridad de espacios de coworking pueden optar por cerraduras mecánicas de teclado, que requieren que los usuarios pulsen botones para introducir un código. Son relativamente baratas, pero vulnerables al desgaste. Otra opción es la moderna cerradura de teclado táctil, que puede controlarse a distancia mediante un smartphone y permite actualizar el código de acceso a distancia. 

Si bien los teclados son mejor que nada, tienen algunos inconvenientes importantes, como la falta de capacidad de supervisión cuando todos los usuarios comparten el mismo PIN, y un alto nivel de vulnerabilidad a la piratería informática. Además, los miembros pueden compartir su PIN con otros sin autorización, comprometiendo la seguridad de la oficina compartida para todos los usuarios.

Acceso a oficina compartida RFID

Los sistemas de control de acceso a espacios de trabajo flexibles y de coworking mediante identificación por radiofrecuencia (RFID) son excelentes para gestionar el acceso a espacios de oficina compartidos. Se pueden revocar a distancia si alguien se da de baja, lo que facilita aún más garantizar que no entren en el espacio usuarios no autorizados.

Este tipo de sistema de seguridad para espacios de trabajo compartidos tiene algunos inconvenientes que hay que tener en cuenta. Por un lado, los miembros pueden pasar sus credenciales a usuarios no autorizados, lo que dificulta el seguimiento de quién entra y sale del espacio. Además, como las tarjetas RFID se replican fácilmente, esto puede suponer un riesgo de seguridad importante, sobre todo para las credenciales con tecnología de encriptación anticuada.

Sistemas biométricos de control de acceso al coworking

Estos sistemas de control de acceso al coworking utilizan datos biométricos, como huellas dactilares o reconocimiento facial, para facilitar la entrada. Este sistema elimina la necesidad de llaves y tarjetas, garantizando que sólo las personas autorizadas puedan entrar en el espacio. Aunque esta solución de seguridad es muy eficaz, puede ser excesiva para un coworking y espacios de trabajo flexibles, a menos que áreas específicas requieran altos niveles de seguridad.

Por ejemplo, las salas de servidores, los centros de datos y otras partes del espacio de coworking que contengan información o equipos sensibles podrían beneficiarse de sistemas biométricos de control de acceso para el personal. Además, los sistemas biométricos de control de acceso también pueden salvaguardar los despachos privados o las salas de conferencias utilizadas para reuniones o proyectos confidenciales, y ayudar con el control horario si es necesario.

Sin embargo, en zonas comunes como cocinas, vestíbulos o puestos de trabajo, los métodos más sencillos ofrecen una solución más práctica. Además, los datos biométricos pueden ser engorrosos de recopilar para las oficinas de coworking, que suelen registrar altas tasas de rotación de sus miembros. 

Control de acceso al coworking sin llaves 

El coworking sin llaves y el acceso flexible al espacio ofrecen la mayor comodidad y seguridad en los espacios de coworking. Al utilizar los teléfonos inteligentes como credenciales, los usuarios pueden acceder fácilmente al espacio sin necesidad de llevar llaves o tarjetas especiales. Además, la potente encriptación integrada en los teléfonos inteligentes reduce significativamente el riesgo de piratería informática, y el sistema de seguridad del coworking es fácilmente escalable para adaptarse a los cambios de miembros. 

Control de acceso al coworking por control remoto

Los sistemas remotos de control de acceso al coworking basados en la nube también son muy flexibles. Permiten a los operadores de seguridad del espacio de coworking establecer normas y reglamentos personalizados para diferentes niveles de entrada, como dar acceso a zonas restringidas a los miembros con determinados paquetes de afiliación o programar horarios de acceso para zonas específicas.

El software de gestión basado en la nube también permite a los operadores gestionar y configurar el sistema desde cualquier lugar. Y como muchas de estas plataformas admiten varias ubicaciones, los operadores de seguridad de oficinas compartidas pueden gestionar fácilmente el control de acceso de varios espacios o edificios de coworking desde un solo lugar.

Torniquetes de seguridad para espacios de coworking

Los torniquetes de seguridad pueden ser una gran opción para los espacios de coworking y de trabajo flexible que tienen un alto nivel de tráfico peatonal. Estos dispositivos de seguridad sólo dejan pasar a una persona cada vez, lo que ayuda a gestionar el flujo de personas que entran y salen del espacio. Además, actúan como barrera física para disuadir posibles violaciones de la seguridad o accesos no autorizados.

Los torniquetes también pueden integrarse fácilmente con otros sistemas de control de acceso para coworking, creando un sistema de seguridad más completo y fácil de gestionar.

Invertir en sistemas de control de acceso para coworking

Los sistemas de control de acceso son un activo inestimable para proteger la seguridad de los espacios de trabajo flexibles. Proporcionan una forma eficaz de controlar quién tiene acceso y pueden adaptarse específicamente a los requisitos de cualquier espacio de trabajo compartido. Los operadores de seguridad de oficinas compartidas tienen muchas opciones para crear un sistema de control de acceso para coworking personalizado y adaptado a las necesidades únicas de sus edificios y miembros.

Al determinar la mejor seguridad para un espacio de coworking, es crucial tener en cuenta los costes asociados, la posibilidad de escalabilidad y lo seguro que debe ser el sistema de seguridad de la oficina compartida. En última instancia, estos sistemas son fundamentales para proteger a los usuarios, los equipos y la información confidencial almacenada en un espacio de coworking, al tiempo que dan a los usuarios la libertad de utilizar el espacio con facilidad.