Simplifier la sécurité des bureaux partagés grâce aux systèmes de contrôle d’accès au coworking

Alors que le nombre d’espaces de coworking ne cesse d’augmenter, la nécessité de mettre en place des mesures de sécurité efficaces pour les espaces de travail partagé se fait de plus en plus sentir. Bien que ce type d’espace de travail ait été autrefois minoritaire, le coworking continue de gagner du terrain, car la demande de travail hybride et de télétravail est en hausse.

Qu’est-ce qu’un espace de coworking ou un espace de travail flexible ? Les espaces de coworking proposent à leurs utilisateurs tout ce dont ils ont besoin pour travailler, notamment un accès Internet à haut débit, des salles de réunion et d’autres équipements, sans qu’il soit nécessaire de conclure des contrats de location à long terme. Les utilisateurs bénéficient d’une atmosphère accueillante où ils peuvent se consacrer à leur travail tout en rencontrant des professionnels partageant les mêmes idées qu’eux.

Toutefois, la popularité et la commodité de ces espaces vont de pair avec un risque croissant de menaces liées à la sécurité du coworking, en raison de la nature même des espaces partagés. Les avantages des espaces de coworking sont également ce qui les rend vulnérables. Au-delà de toutes les commodités, les utilisateurs s’attendent à être en sécurité.

Avant de nous pencher sur la manière dont une entreprise peut optimiser la sécurité pour espaces de coworking, examinons les défis et les vulnérabilités propres à ce type d’espaces de bureaux partagés.

Défis liés à la sécurité du coworking et des espaces de travail flexibles

Alors que les bureaux partagés peuvent offrir de nombreux avantages, beaucoup de personnes expriment des inquiétudes quant à la sécurité des espaces de coworking. En réalité, 48% des personnes interrogées déclarent que le manque d’intimité est un problème majeur lorsqu’il s’agit de la sécurité pour espaces de coworking.

Sécurité numérique des bureaux partagés

Les espaces de coworking et de travail flexibles hébergent une grande variété de professionnels, allant des travailleurs indépendants et des employés à distance aux fondateurs de start-up et aux entrepreneurs, qui utilisent tous leurs propres appareils. En plus de la connexion Wi-Fi partagée et d’autres services hébergés dans le cloud, cela peut présenter des risques importants pour la sécurité des données.

En 2020, le FBI a constaté que les cyberattaques avaient augmenté de 400 % depuis le début de la pandémie de COVID-19. Selon les experts, la recrudescence de la cybercriminalité est en partie due au fait que de plus en plus de personnes travaillent à distance et utilisent souvent des appareils et des réseaux qui ne sont pas aussi sécurisés. 

La sécurité Internet en coworking est essentielle, car plusieurs entreprises et professionnels se connectent chacun à leurs propres serveurs, logiciels et bases de données par le biais d’une connexion réseau partagée. Les exploitants se doivent d’être prévoyants et de veiller à ce que la sécurité des données et la sécurité Internet en coworking soit aussi robuste que possible. Parmi les options possibles, citons : 

• S’assurer que chaque utilisateur possède ses propres identifiants et mots de passe pour se connecter au réseau
• Mettre en œuvre un système d’authentification à deux facteursDemander à tous les utilisateurs de télécharger un antivirus ou un programme de lutte contre les logiciels malveillants sur leurs appareils.Investir dans des solutions de sécurité réseau gérées par des fournisseurs de confiance.Créer des réseaux Wi-Fi privés et individuels
• Mettre en place des politiques de sécurité que les membres doivent accepter et suivre
• Insonoriser les pièces pour permettre des discussions confidentielles

Sécurité pour espaces de coworking

Un autre défi lié à la sécurité des bureaux partagés concerne la protection des locaux physiques et de leurs occupants. Voici quelques-uns des défis particuliers à relever :

• Accès 24 heures sur 24 — Les espaces de coworking ouverts 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 soulèvent des difficultés particulières en matière de sécurité physique. Le fait que le personnel soit moins nombreux en dehors des heures d’ouverture augmente les possibilités d’entrée non autorisée. Par conséquent, ces espaces doivent disposer de protocoles clairement définis pour garantir les droits d’accès et protéger les biens de valeur. Ces protocoles consistent notamment à limiter le nombre de points d’entrée accessibles, à imposer des restrictions sur la distribution des clés, à désigner des zones interdites et à effectuer des inspections régulières.

• Points d’accès multiples — Une gestion efficace des points d’accès est essentielle pour garantir le bien-être de tout espace de travail flexible et de ses occupants. La multiplicité des entrées, telles que les portes principales, les entrées latérales et les sorties de secours, rend difficile le contrôle des personnes qui entrent et sortent de l’espace ou la détection d’activités suspectes. En vue de réduire ce risque de sécurité des espaces de travail partagé, l’installation de systèmes de contrôle d’accès au coworking par carte clé, ou la présence de personnel à chaque point d’entrée, peuvent constituer une solution fiable pour restreindre l’accès des personnes non autorisées et atténuer les menaces potentielles.

• Trafic pédestre important— Avec un trafic important dans les espaces de coworking et les espaces de travail flexibles, il peut être difficile de contrôler les personnes qui y sont présentes à un moment donné. Cette difficulté liée à la sécurité des espaces de coworking est plus particulièrement pressante pendant les heures de pointe, car le flux de personnes entrant et sortant de l’espace est alors plus important. Pour assurer la sécurité de tous les utilisateurs, les investissements dans les sécurité des espaces de travail partagé tels que les caméras de surveillance ou les systèmes de gestion des visiteurs peuvent aider les espaces de coworking à suivre les personnes qui entrent et sortent.

• Matériel et actifs— Les espaces de coworking abritent des équipements et des biens de valeur qu’il convient de protéger. Ces biens incluent les ordinateurs, les téléphones et les autres appareils utilisés par les membres. Avec une telle circulation, il n’est pas difficile pour quelqu’un de se glisser dans l’espace, de s’emparer de quelque chose et de disparaître. Mettre en place des systèmes de sécurité de coworking tels que la vidéosurveillance, l’installation de serrures solides sur toutes les armoires à matériel et la présence de membres du personnel pour surveiller l’espace peut aider à se protéger contre les vols potentiels.

• Visiteurs — Les espaces de coworking hébergent souvent des visiteurs tels que des clients potentiels, des fournisseurs et d’autres vendeurs tiers. Un visiteur inconnu peut constituer une menace pour la sécurité. Ainsi, une personne visitant l’installation peut avoir une arrière-pensée et chercher à voler des informations ou des biens. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place des systèmes de gestion des visiteurs qui permettent de suivre et d’enregistrer tous les visiteurs, ainsi que leurs coordonnées. Le système peut également avertir les occupants lorsque des visiteurs pénètrent dans l’espace et suivre leur activité pendant qu’ils sont dans les locaux.

Améliorer la sécurité des espaces de coworking avec des systèmes de contrôle d’accès

La mise en place de systèmes de contrôle d’accès au coworking est indispensable à la protection des espaces de coworking contre les menaces potentielles à la sécurité. Les solutions de contrôle d’accès au coworking, comme les serrures de porte électroniques et les systèmes d’accès par carte clé, constituent un moyen sûr de limiter l’accès à l’espace. Ci-dessous figurent quelques-uns des avantages du contrôle d’accès pour les espaces de coworking et les espaces de travail flexibles :

• Sécurité augmentée —Les systèmes de contrôle d’accès permettent aux opérateurs d’espaces de coworking de s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent entrer et sortir de l’installation. Ces systèmes de sécurité des bureaux partagés réduisent ainsi le risque d’entrée non autorisée et de vol, et préviennent les menaces potentielles de sécurité venant de l’extérieur.
• Surveillance améliorée —Les systèmes de contrôle d’accès modernes destinés aux bureaux partagés offrent une vision précise des allées et venues dans un espace de coworking, permettant aux opérateurs d’identifier les activités suspectes et de décourager les violations potentielles de la sécurité. Ces systèmes peuvent même alerter le personnel de sécurité des bureaux partagés si des personnes non autorisées tentent de pénétrer dans l’espace. Ils peuvent aussi fournir une surveillance en temps réel pour identifier les personnes qui se trouvent actuellement dans l’espace.
• Polyvalence et personnalisation élevées — Les plus récents systèmes de contrôle d’accès au coworking sont polyvalents et personnalisables, ce qui permet aux responsables de la sécurité des bureaux partagés de concevoir un système qui répond à leurs besoins spécifiques. Ces systèmes de sécurité de coworking permettent de modifier les règles d’accès, d’accorder des permissions aux utilisateurs, des accès temporaires, des accès par smartphone et de fixer des heures d’utilisation pour restreindre l’accès au seul personnel autorisé. De plus, ils peuvent être intégrés à des technologies supplémentaires telles que des caméras de sécurité commerciale et des alarmes.
• Pratique pour l’utilisateur — Les systèmes de contrôle d’accès au coworking permettent aux utilisateurs et au personnel de disposer d’un accès pratique à l’établissement avec un minimum d’effort. Ces systèmes permettent un contrôle d’accès au coworking simple et sûr, avec des codes PIN, des cartes clés ou des identifiants pour un accès mobile, et peuvent automatiquement verrouiller ou déverrouiller les portes afin que les utilisateurs n’aient pas besoin de les ouvrir ou de les fermer manuellement. Tous ces éléments contribuent à améliorer l’expérience des utilisateurs et à renforcer le sentiment de sécurité, ce qui peut s’avérer crucial pour le succès des espaces de coworking.
• Meilleure gestion — Les systèmes de contrôle d’accès modernes intègrent diverses fonctionnalités qui simplifient grandement le travail des propriétaires ou des gestionnaires d’espaces de coworking. Ainsi, les fonctionnalités à distance, comme le fait d’accorder ou de révoquer l’accès physique à distance, permettront aux opérateurs d’effectuer des changements et même d’automatiser l’accès sans être physiquement présents dans l’installation. Ils peuvent par ailleurs suivre le taux d’occupation afin d’optimiser l’utilisation de l’espace et de mieux comprendre les habitudes des clients dans leur espace de travail partagé.

Types de systèmes de contrôle d’accès au coworking

Le contrôle d’accès pour la sécurité de coworking se décline sous différentes formes, depuis les claviers physiques jusqu’aux serrures électroniques. Vous trouverez ci-dessous quelques options pour les systèmes de contrôle d’accès au coworking :

Contrôle d’accès au coworking par pavé numérique

Les systèmes d’entrée par pavé numérique sont une solution rentable pour contrôler l’accès aux bureaux partagés. Les opérateurs de sécurité des espaces de coworking peuvent opter pour des serrures mécaniques à pavé numérique, qui exigent des utilisateurs qu’ils appuient sur des boutons pour entrer un code. Ces serrures sont relativement peu coûteuses mais vulnérables à l’usure. Une autre possibilité est de recourir aux serrures modernes à pavé tactile, pouvant être contrôlées à distance via un smartphone et permettant la mise à jour du code d’accès à distance. 

Même si les claviers sont mieux que rien, ils présentent des inconvénients importants, dont l’absence de fonctionnalités de surveillance lorsque tous les utilisateurs partagent le même code PIN, et un niveau élevé de vulnérabilité au piratage. Par ailleurs, les membres peuvent partager leur code PIN avec d’autres personnes sans autorisation, ce qui compromet la sécurité des bureaux partagés pour tous les utilisateurs.

Accès RFID aux bureaux partagés

La technologie d’identification par radiofréquence (RFID ou Radio-Frequency Identification) des systèmes de contrôle d’accès aux espaces de travail flexibles et de coworking est idéale pour la gestion de l’accès aux espaces de bureaux partagés. Ces systèmes peuvent être désactivés à distance si quelqu’un annule son abonnement, ce qui facilite encore l’accès à l’espace pour les utilisateurs non autorisés.

Il convient toutefois de tenir compte de certains inconvénients de ce type de système de sécurité des espaces de travail partagé. Tout d’abord, les membres sont susceptibles de transmettre leurs identifiants à des utilisateurs non autorisés, ce qui complique le suivi des personnes qui entrent et sortent de l’espace. Par ailleurs, les cartes RFID pouvant être facilement reproduites, elles peuvent présenter un risque important pour la sécurité, en particulier dans le cas de cartes dotées d’une technologie de cryptage obsolète.

Systèmes de contrôle d’accès biométriques au coworking

Ces systèmes de contrôle d’accès au coworking exploitent les données biométriques, notamment les empreintes digitales ou la reconnaissance faciale, pour permettre l’accès à l’espace. Grâce à ce système, plus besoin de clés ni de cartes, seules les personnes autorisées peuvent pénétrer dans l’espace. Même si cette solution de sécurité est très efficace, elle peut être excessive pour un espace de coworking et des espaces de travail flexibles, à moins que certaines zones spécifiques ne requièrent des niveaux de sécurité élevés.

Ainsi, les salles de serveurs, les centres de données et les autres parties de l’espace de coworking qui contiennent des informations ou des équipements sensibles pourront bénéficier de systèmes de contrôle d’accès biométriques pour le personnel. De plus, les dispositifs de contrôle d’accès biométrique permettent de protéger les bureaux privés ou salles de conférence destinés à des réunions ou projets confidentiels, et d’aider au chronométrage si nécessaire.

En revanche, les méthodes plus simples offrent une solution plus pratique dans les espaces communs tels que les cuisines, les halls d’entrée ou les postes de travail. Par ailleurs, les données biométriques sont parfois difficiles à collecter dans les bureaux de coworking, où le taux de rotation des membres est généralement élevé. 

Contrôle d’accès au coworking sans clé 

Les espaces de coworking sans clé et à accès flexible sont les plus pratiques et les plus sûrs des espaces de coworking. Grâce à leurs smartphones, les utilisateurs accèdent facilement à l’espace sans avoir besoin de porter des clés ou des cartes spéciales. Par ailleurs, le puissant système de chiffrement des smartphones réduit considérablement le risque de piratage, et la sécurité de coworking est facilement modulable pour s’adapter à l’évolution du nombre de membres. 

Contrôle d’accès au coworking à distance

Les systèmes de contrôle d’accès au coworking hébergés dans le cloud sont également très flexibles. Les opérateurs de sécurité des espaces de coworking ont la possibilité de mettre en place des règles et des règlements personnalisés pour différents niveaux d’entrée, tels que l’accès à des zones restreintes pour les membres ayant souscrit à certaines offres ou la programmation d’horaires d’accès à des zones spécifiques.

Grâce au logiciel de gestion hébergé dans le cloud, les opérateurs pourront gérer et configurer le système à partir de n’importe quel endroit. Et puisque nombre de ces plateformes prennent en charge plusieurs sites, les opérateurs de sécurité des bureaux partagés pourront facilement gérer le contrôle d’accès de plusieurs espaces ou bâtiments de coworking en un seul endroit.

Tourniquets pour la sécurité des espaces de coworking

Les tourniques de sécurité tourniquets de sécurité sont une excellente option pour les espaces de coworking et les espaces de travail flexibles qui connaissent un trafic piétonnier important. Ces équipements de sécurité ne permettent le passage que d’une seule personne à la fois, ce qui permet de gérer le flux de personnes qui entrent et sortent de l’espace. Par ailleurs, ils agissent comme un obstacle physique pour dissuader les éventuelles violations de la sécurité ou les accès non autorisés.

Ces tourniquets peuvent également être facilement intégrés à d’autres systèmes de contrôle d’accès au coworking, créant ainsi un système de sécurité plus complet et simple à gérer.

Investir dans des systèmes de contrôle d’accès au coworking

Les systèmes de contrôle d’accès constituent un atout inestimable pour la sécurité des espaces de travail flexibles. Ils permettent de savoir qui a accès à l’espace et s’adaptent spécifiquement aux exigences de tout espace de travail partagé. Les opérateurs de sécurité des bureaux partagés bénéficient de nombreuses options leur permettant de créer un système de contrôle d’accès au coworking personnalisé, adapté aux besoins uniques de leurs bâtiments et de leurs membres.

Au moment de choisir le meilleur système de sécurité pour les espaces de coworking, il est primordial de réfléchir aux coûts associés, à la possibilité de modulation et au niveau de sécurité requis pour le système de sécurité des bureaux partagés. En définitive, ces systèmes sont indispensables pour protéger les utilisateurs, l’équipement et les informations sensibles stockées dans un espace de coworking, tout en donnant aux utilisateurs la liberté d’utiliser l’espace en toute simplicité.