Guía completa sobre los sistemas de entrada mediante tarjetas de acceso

Las soluciones de seguridad efectivas para empresas tienen como objetivo proteger los activos y al personal, sin interrumpir las operaciones diarias. Los sistemas de autenticación mediante tarjetas de acceso para empleados son una alternativa ampliamente utilizada para controlar el acceso a una instalación, debido a su confiabilidad para verificar la identidad y otorgar o negar el acceso.

En este artículo se aborda de manera exhaustiva los sistemas de tarjetas de acceso, incluyendo los distintos tipos de tarjetas para empleados, los componentes de los sistemas de tarjetas para empleados de oficina, así como los métodos de autenticación y configuración. Asimismo, se analizan tanto las ventajas como las desventajas de utilizar un sistema de seguridad de tarjetas identificativas.

¿Qué es un sistema de control de acceso mediante tarjeta?

Un sistema de control de acceso mediante tarjeta es una solución de seguridad que utiliza tarjetas identificativas para permitir el acceso a un lugar o recurso específico. La tarjeta de seguridad es utilizada para identificar y autenticar a los usuarios mediante la información identificativa que contiene, como una fotografía, nombre o número de identificación único. Estas tarjetas son leídas por lectores electrónicos de tarjetas y los sistemas de control de acceso permiten o restringen el acceso según las políticas de seguridad establecidas. La mayoría de las tarjetas de acceso utilizan tecnología de proximidad, RFID o banda magnética para la autenticación del usuario.

¿Cómo funciona un sistema de acceso mediante tarjetas identificativas?

Un sistema de acceso mediante tarjetas identificativas es una solución sencilla para el control de acceso en una empresa. Este sistema consta de tres pasos simples para su funcionamiento:

1. En primer lugar, el empleado presenta su tarjeta identificativa, ya sea acercando una tarjeta RFID al dispositivo o insertándola en un lector electrónico.

2. Posteriormente, el sistema de lectura autentica los datos codificados en la tarjeta, cotejándolos con las bases de datos de identificación de la empresa para asegurar la autenticidad del usuario.

3. Por último, la puerta se desbloquea o permanece bloqueada, dependiendo de si el usuario tiene los permisos y credenciales adecuados para ingresar.

¿Dónde se instalan los sistemas de tarjetas identificativas para empleados?

Los sistemas de acceso controlado por medio de tarjetas de identificación son ampliamente empleados en diversos entornos, tales como oficinas, centros educativos, instituciones médicas, empresas y organizaciones diversas. La finalidad primordial de estos sistemas es:

• Mejorar la seguridad mediante la implementación de medidas de control de acceso a áreas sensibles o restringidas.

• Optimizar la gestión de recursos mediante la automatización del proceso de autenticación, agilizando así el acceso a los mismos.

• Facilitar el monitoreo y registro de los movimientos de personas dentro de una instalación mediante la integración de sistemas de escaneo de tarjetas identificativas.

Con el fin de fortalecer aún más la seguridad, es posible combinar los sistemas de identificación para empleados con medidas adicionales de seguridad, tales como la presencia de personal de seguridad, la instalación de cámaras de vigilancia o la activación de alarmas.

¿Cuáles son los componentes de un sistema de acceso mediante tarjeta identificativa?

Un sistema de acceso mediante tarjeta identificativa consta de tres componentes principales: tarjetas identificativas, lectores de tarjetas y cerraduras de puerta magnéticas o electrónicas.

Las tarjetas identificativas son necesarias para que los usuarios accedan a lugares seguros. Normalmente, contienen un chip o una banda magnética que almacena información del usuario, como su nombre, número de identificación y nivel de seguridad.

Los lectores de tarjetas de acceso son dispositivos utilizados para leer la información de las credenciales y conceder acceso según los permisos individuales establecidos por un administrador. La mayoría de los lectores electrónicos de tarjetas tienen procesadores y memoria incorporados, lo que les permite analizar rápidamente la información codificada en la credencial para verificar la identidad del usuario con precisión.

Las cerraduras de puerta magnéticas o electrónicas se utilizan para asegurar físicamente una puerta, impidiendo que entren personas no autorizadas. Estas cerraduras son activadas y desactivadas por el sistema lector de tarjetas identificativas para conceder o denegar el acceso a cada usuario.

¿Cuáles son los distintos tipos de sistemas de entrada mediante el uso de tarjetas identificativas?

A pesar de que los sistemas de tarjetas de identificación para empleados puedan parecer uniformes, en la actualidad hay una amplia variedad de opciones disponibles para las empresas que desean implementar un sistema de seguridad mediante tarjetas de identificación en sus instalaciones. Entre los tipos más comunes de sistemas de tarjetas de identificación de seguridad empresarial se encuentran:

Sistemas de tarjetas RFID para empleados

Estas tarjetas de identificación por radiofrecuencia se utilizan ampliamente en los sistemas de entrada para empleados. El chip de la tarjeta emite una señal de radio que es leída por una antena del lector de tarjetas y dependiendo de la tecnología empleada, la señal puede viajar desde 5 cm hasta 6 m, lo que resulta en un eficaz sistema de acceso sin contacto.

Tarjetas de acceso por barrido

Estas tarjetas de acceso emplean una banda magnética con un patrón único en la tarjeta. El usuario debe deslizar manualmente la tarjeta (la cual hace de llave electrónica) por el lector para así acceder. Estas tarjetas o llaves electrónicas son fáciles de utilizar, ya que la banda magnética puede ser reescrita con facilidad, dependiendo de la tecnología de la tarjeta. De esta forma, si el nivel de acceso de un usuario cambia, el administrador puede actualizar su tarjeta de identificación. Sin embargo, estos tipos de sistemas de tarjetas de identificación de empleados suelen sufrir un mayor desgaste y pueden necesitar ser sustituidos o reparados con más frecuencia que los sistemas de acceso sin contacto.

Sistemas de entrada con código QR

Estos sistemas de credenciales de seguridad también pueden emplear códigos QR y escáneres especializados para leer el código impreso en las credenciales. La información contenida en estos códigos debe ser accedida en línea a través de un servidor seguro. Las tarjetas con códigos QR son relativamente económicas de producir y fáciles de actualizar, lo que las hace cada vez más populares en los sistemas de control de acceso mediante tarjetas de identificación. No obstante, presentan un riesgo para la seguridad, ya que el código puede ser fácilmente copiado.

Tarjetas o llaves de acceso digitales

A medida que aumenta la popularidad del acceso móvil, algunas empresas están reemplazando los sistemas tradicionales de tarjetas de identificación de empleados por una tarjeta de identificación digital. Estos sistemas de acreditación para oficinas incluyen una versión digital de la tarjeta de seguridad de cada usuario integrada en una aplicación de acceso que puede ser presentada en un lector de puerta para acceder o puede ser mostrada a un guardia de seguridad si es necesario, eliminando así la necesidad de imprimir y emitir tarjetas de identificación físicas.

Aplicaciones para sistemas de acreditación de oficinas y empleados

Un sistema de identificación con tarjeta para el acceso de empleados puede ser aplicado en diversas situaciones dentro de oficinas y edificios comerciales, proporcionando no solo entrada a través de la puerta principal, sino también acceso a torniquetes, ascensores, aparcamientos y otras instalaciones. Además, dicho sistema puede brindar beneficios adicionales tales como:

Gestionar el acceso a los recursos empresariales: los sistemas de tarjetas de identificación para el personal ofrecen una solución versátil y eficaz que permite controlar el acceso a diversos recursos, tales como equipos informáticos, impresoras, redes y otros activos físicos y digitales.

Gestión de turnos: Existen sistemas de tarjetas de oficina que facilitan el registro de las horas de los empleados al entrar o salir de su turno, mediante la escaneo de su tarjeta de identificación. Esta práctica permite el conteo de las horas trabajadas, así como una gestión eficiente de las nóminas.

Supervisar la seguridad de ubicaciones físicas: La supervisión de la seguridad de las ubicaciones físicas puede mejorarse mediante el uso de un sistema de tarjetas de identificación para empleados que permita alertar en tiempo real a los directivos y al personal de seguridad sobre posibles riesgos de seguridad. Este sistema registra los intentos fallidos de desbloqueo y mantiene un registro detallado de la actividad de acceso para fines de seguimiento y control.

Ventajas de los sistemas de seguridad con tarjetas identificativas

Si estás considerando la posibilidad de implementar un sistema de control de acceso con tarjetas de identificación para tus empleados, existen diversas razones que respaldan dicha inversión. A continuación, se presentan algunas de las ventajas más destacadas de utilizar sistemas de seguridad basados en tarjetas de identificación:

• Aumento de la seguridad: al permitir el control y registro de los accesos a las instalaciones, es posible prevenir accesos no autorizados y evitar riesgos para la empresa. Además, en caso de pérdida o robo de las tarjetas de acceso, es posible desactivarlas para mayor seguridad.

• Mayor visibilidad: al poder llevar un registro de la asistencia de los empleados y controlar quién entra y sale de las instalaciones mediante el escaneo de las tarjetas de identificación, los empresarios pueden detectar cualquier actividad sospechosa y tomar medidas necesarias para protegerse.

• Mayor eficiencia: los procesos manuales de registro pueden reducirse considerablemente mediante la implementación de sistemas basados en el escaneo de tarjetas de acceso, lo que conduce a un uso más eficaz del tiempo y los recursos.

• Solución de múltiples puntos de entrada: La tecnología de tarjetas de última generación permite a las organizaciones salvaguardar varios puntos de acceso con la misma tecnología de tarjetas, lo que simplifica la administración del control de acceso sin la necesidad de emitir nuevas tarjetas de identificación.

• Experiencia de usuario mejorada: Los sistemas de tarjetas de identificación para empleados brindan una experiencia de usuario mejorada al eliminar la necesidad de que los empleados ingresen manualmente sus credenciales en los puntos de entrada designados.

• Incremento de la seguridad: Estos sistemas aseguran la protección del personal al permitir únicamente el acceso a áreas restringidas del edificio a aquellos que cuentan con las credenciales adecuadas.

• Escalabilidad: La escalabilidad es una característica clave de las soluciones de identificación de empleados, ya que permiten a las empresas añadir o eliminar usuarios y ajustar los niveles de acceso en función de las necesidades cambiantes de la organización.

• Integración sin complicaciones: La mayoría de las soluciones de seguridad con tarjetas identificativas se integran sin complicaciones con los sistemas de seguridad existentes, lo que significa que las organizaciones no tienen que enfrentar configuraciones engorrosas al implementar esta solución.

Inconvenientes de los sistemas de lectores de tarjetas de acceso

A pesar de las significativas ventajas que ofrecen los sistemas de seguridad con tarjeta de identificación, es importante considerar ciertos inconvenientes antes de realizar una inversión en un nuevo sistema de seguridad:

• Falta de fiabilidad: La falta de fiabilidad puede ser un problema en los sistemas de seguridad que utilizan tarjetas identificativas, ya que es posible que no se reconozca a un usuario autorizado si la tarjeta está dañada o no se lee correctamente. Además, las interferencias de otras señales, como las generadas por un teléfono móvil o incluso imanes, pueden generar problemas adicionales.

• Desventajas para los usuarios: Es importante que los usuarios tomen precauciones para no extraviar o dejar olvidada su tarjeta identificativa. En caso de pérdida o extravío de la credencial, se denegará el acceso hasta que se emita o sustituya nuevamente, lo que puede generar inconvenientes y retrasos en el proceso.

• Exposición de activos y datos confidenciales: Los sistemas de seguridad que protegen las tarjetas pueden representar un riesgo para la confidencialidad de los datos. A menudo, los sistemas de acceso basados en tarjetas identificativas utilizan tecnologías obsoletas que presentan vulnerabilidades conocidas, lo que podría permitir que los ciberdelincuentes accedan al sistema para sustraer información sensible.

• Aspecto financiero: La implementación de sistemas de seguridad de tarjetas puede conllevar un costo significativo a largo plazo. Aunque el valor individual de una tarjeta puede no parecer exorbitante, la necesidad de mantener un inventario adecuado de tarjetas de acceso para empleados y reemplazos puede generar una inversión considerable. Asimismo, los lectores de tarjetas magnéticas requieren un mantenimiento más frecuente que los sistemas de lectura de tarjetas sin contacto.

• Falsas alarmas: Se tiene conocimiento de que los sistemas de tarjetas de seguridad pueden generar alarmas falsas en caso de estar mal calibrados, ya sea por intentos de autorización incorrectos o por la presencia de lectores de tarjetas de seguridad defectuosos.

Sistemas de acreditación de visitantes y empleados

En términos generales, los sistemas de acreditación de visitantes y empleados comparten similitudes en cuanto a su tecnología, pero presentan diferencias significativas en el uso de sistemas de tarjetas de identificación para reforzar la seguridad. 

Dado que los visitantes requieren un acceso temporal a través de un sistema de gestión de visitantes, muchas empresas disponen de tarjetas de acceso genéricas para los invitados, las cuales pueden contar con permisos limitados. No obstante, estas tarjetas carecen de información de identificación única para cada visitante, lo que representa un riesgo potencial para la seguridad.

Los sistemas de control de acceso para empleados suelen otorgar un mayor nivel de autorización, ya que ellos necesitan acceder con frecuencia a los recursos empresariales. Para mantener altos estándares de seguridad, incluso para los visitantes, se recomienda utilizar un sistema de acreditación sin contacto para oficinas, como códigos QR o pases digitales que permitan a los usuarios personalizar el nivel y la duración del acceso de los visitantes. 

Es crucial que los equipos de seguridad puedan diferenciar de manera rápida y efectiva entre las tarjetas de acceso para empleados y las tarjetas para visitantes, tanto visualmente como en los registros de acceso. La identificación precisa de quién accede a qué áreas y en qué momentos resulta esencial para garantizar la seguridad en cualquier tipo de instalación.

¿Un sistema de tarjetas de entrada para empleados es adecuado para tu empresa?

Las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, pueden obtener ventajas al implementar sistemas de tarjetas de acceso, los cuales pueden contribuir a minimizar el peligro de accesos no autorizados. Si bien estos dispositivos no son una solución completa por sí solos, pueden funcionar como un elemento disuasorio altamente efectivo para resguardar áreas o recursos sensibles. Cuando se combinan con otras medidas de seguridad, estos sistemas pueden desempeñar un papel vital en la protección empresarial.

Los sistemas de control de acceso mediante tarjeta identificativa pueden resultar altamente efectivos en la gestión del acceso a las instalaciones, la administración general de los edificios, así como en la optimización del espacio interno. Estos sistemas ofrecen numerosas ventajas, tales como una mayor seguridad, visibilidad y eficiencia, además de brindar comodidad al usuario. No obstante, es importante tener en consideración algunos inconvenientes, como la posible falta de confiabilidad y los costos recurrentes asociados al mantenimiento de los mismos.

Para maximizar la eficacia de la seguridad en las instalaciones, se recomienda una combinación de medidas de seguridad. Es ideal integrar un sistema de seguridad basado en tarjetas con cámaras de videovigilancia y sensores de movimiento. Al emplear esta combinación adecuada de soluciones de seguridad, las empresas pueden garantizar que sus instalaciones estén protegidas contra el acceso no autorizado y asegurar un entorno seguro.