Vollständiger Leitfaden und Checkliste zur physischen Sicherheit im Büro

Sicherheit ist ein wichtiges Thema für jede Institution, ob groß oder klein. Dazu gehören Maßnahmen wie Schlösser, Sicherheitskameras, Zutrittskontrollsysteme und die Überwachung von Aktivitäten im Gebäude. Aber woher wissen Sie, ob Ihre Sicherheitsmaßnahmen ausreichen? Wie gut Ihr Gebäude und seine Bewohner vor potenziellen Bedrohungen geschützt sind, wird durch eine Bewertung der physischen Sicherheit gemessen. 

Um festzustellen, wie wirksam die Sicherheitsmaßnahmen Ihrer Einrichtung sind, können Sie ein physisches Sicherheitsaudit durchführen, um potenzielle Schwachstellen und Bedrohungen zu ermitteln und sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung angemessen gegen Bedrohungen wie Einbruch, Verletzung der Privatsphäre und unbefugten Zutritt geschützt ist. Nach einer Untersuchung des Ponemon Institute LLC haben Unternehmen, die ihre Sicherheitsmaßnahmen überprüfen lassen, ein wesentlich größeres Vertrauen in ihre allgemeine physische Sicherheit, so dass sie sich auf wichtigere Geschäftsaspekte konzentrieren können. 

Um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Sicherheitsanforderungen und Industriestandards erfüllen und die neuesten bekannten Schwachstellen berücksichtigen, ist es ratsam, einen externen Prüfer für physische Sicherheit zu beauftragen. Nicht in jedem Unternehmen ist jedoch ein entsprechendes Budget vorgesehen. Die Erstellung einer internen Checkliste zur Risikobewertung der physischen Sicherheit kann zur Stärkung Ihrer Sicherheitsmaßnahmen beitragen, wenn Sie noch nicht bereit sind, einen Prüfer zu beauftragen. 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Checkliste für die Prüfung der physischen Sicherheit zur Verfügung, die Ihnen bei der Bewertung der physischen Sicherheiten und bei der Ermittlung der Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind, behilflich sein kann. Diese Checkliste ist ein nützlicher Leitfaden. Sie ist jedoch kein Ersatz für eine professionelle Prüfung und Zertifizierung. Wir empfehlen, Ihre eigene Sicherheitscheckliste als Aufgabe auszufüllen und mit einem physischen Sicherheitsprüfer zu besprechen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wurde.

Was sind Audits der physischen Sicherheit?

Bei einer Bewertung der physischen Sicherheit, die auch als Sicherheitsaudit bezeichnet wird, handelt es sich um eine systematische Bewertung einer Einrichtung und ihrer Sicherheitsmaßnahmen mit dem Ziel, potenzielle Schwachstellen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln. 

Dazu können eine Überprüfung der Sicherheitspolitik und der Sicherheitsverfahren, eine Besichtigung der Einrichtung, ein Stresstest aller Sicherheitssysteme und Gespräche mit dem Personal gehören. Die Risikobewertung der physischen Sicherheit sollte sich unter Berücksichtigung potenzieller Bedrohungen wie Einbruch, Naturkatastrophen und interner Diebstahl auf den Schutz von Personen, Eigentum und Informationen konzentrieren.

Das Ziel eines Sicherheitsaudits für Büroräume besteht darin, sicherzustellen, dass eine Einrichtung in angemessener Weise gegen potenzielle Bedrohungen geschützt ist und dass die Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit wirksam und angemessen sind. Durch ein gutes Sicherheitsaudit wird auch sichergestellt, dass alle vorhandenen Sicherheitseinrichtungen im Falle einer Verletzung oder eines Notfalls ordnungsgemäß funktionieren. Sie wollen nicht bis zum Eintreten eines Vorfalls warten, bis Sie feststellen, dass einige Ihrer Protokolle und Geräte nicht funktionieren.

Was geschieht bei einer physischen Risikobewertung?

Eine Checkliste für die Bewertung der physischen Sicherheit umfasst mehrere wichtige Schritte

1. Überblick über Richtlinien und Verfahren. Um Schwachstellen oder Unstimmigkeiten in den Sicherheitspraktiken aufzudecken, werden die Maßnahmen zur Zugangskontrolle, die Sicherheitspatrouillen und die Protokolle zur Reaktion auf Zwischenfälle überprüft. Gegebenenfalls kann ein physischer Sicherheitsprüfer Verbesserungsvorschläge machen.
2. Inspektion der physischen Räumlichkeiten. In diesem Teil der Risikobeurteilung der physischen Sicherheit untersucht der Gutachter die Konstruktion des Gebäudes, die Raumaufteilung, die Beleuchtung und die Gestaltung der Umgebung auf Schwachstellen in der Infrastruktur, die leicht ausgenutzt werden können, und gibt Empfehlungen für Verbesserungen oder Ergänzungen.
3. Testen Sie Ihre Sicherheitssysteme.Technologie ist eine großartige Sache, aber nur dann, wenn sie auch in vollem Umfang funktioniert. Aus diesem Grund ist es wichtig, alle elektronischen Schlösser, Sicherheitskameras und Alarmanlagen auf ihre Funktionstüchtigkeit hin zu überprüfen.
4. Mitarbeitergespräche. Der letzte Schritt eines Bürosicherheitsbüros hilft Ihnen, die Verwundbarkeit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenüber böswilligen Akteuren, die versuchen, sich Zugang zu Ihrer Einrichtung zu verschaffen, besser zu verstehen. Er trägt dazu bei, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, wie sie sich im Falle eines Sicherheitsverstoßes oder einer Naturkatastrophe zu verhalten haben.

Im Großen und Ganzen ist eine Checkliste für die Bewertung der physischen Sicherheit ein wichtiges Instrument, um die IT Sicherheit in einer Einrichtung zu gewährleisten. Einrichtungen können das Risiko von Sicherheitsverletzungen verringern und eine sichere Arbeitsumgebung aufrechterhalten, indem sie regelmäßig Risikobewertungen durchführen und Sicherheitsempfehlungen umsetzen.

Wie oft muss ich eine Risikobewertung der physischen Sicherheit durchführen?

Durch die regelmäßige Durchführung von Begutachtungen werden Lücken in den Sicherheitsmaßnahmen erkannt und Maßnahmen zu deren Behebung und Verbesserung ergriffen. Dadurch wird das Risiko von Sicherheitsverletzungen verringert und eine sichere Umgebung für Personal und Anlagen geschaffen. 

Eine gründliche jährliche Überprüfung der physischen Gebäudesicherheit wird im Allgemeinen empfohlen. Die Frequenz kann jedoch je nach Standort, Größe und Branche der Organisation unterschiedlich sein. Bei großen Organisationen mit Hunderten von Beschäftigten ist die Durchführung von Audits unter Umständen häufiger erforderlich.

Checklisten für die physische Sicherheit in Büros und Geschäftsgebäuden

Auch wenn eine umfassende Bewertung der Risiken im Zusammenhang mit der physischen Sicherheit von einem Fachmann mit Zertifikat durchgeführt werden sollte, ist es dennoch sinnvoll, als Teil einer proaktiven Sicherheitsstrategie selbst eine Bewertung vorzunehmen. Verwenden Sie die folgende Checkliste zur physischen Gebäudesicherheit zur Bewertung, wie gut Ihre Einrichtung gegen potenzielle Bedrohungen gewappnet ist. 

Checkliste für die Sicherheit im Büro

Haben Sie eine Sicherheitsrichtlinie für Ihr Büro? Ausgangspunkt für die Erstellung einer Checkliste für die Sicherheit in Ihrem Büro sollten die Maßnahmen und Protokolle sein, die zum Schutz von Personen, Eigentum und Informationen vor potenziellen Bedrohungen in Kraft sind. 

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, alle Ihre Sicherheitsmaßnahmen zu beschreiben, wenn Sie noch keine schriftlichen Richtlinien haben. Eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien ist auch dann wichtig, wenn Ihr Büro über einen Verfahrenskodex verfügt. Dies ist im Rahmen einer Bewertung der physischen Sicherheit erforderlich, um sicherzustellen, dass sie wirksam und der sich ständig ändernden Bedrohungslage angemessen sind. 

Ziel der Richtlinienüberprüfung für Ihre Bürosicherheits-Checkliste ist es, etwaige Lücken oder Unstimmigkeiten in den Sicherheitspraktiken aufzudecken und Verbesserungsvorschläge zu machen. Nutzen Sie diese Checkliste für die Sicherheit im Büro zur Überprüfung der Wirksamkeit Ihrer aktuellen Richtlinien und Verfahren:

• Für welchen Bereich wird die Sicherheitsüberprüfung durchgeführt? Dabei kann es sich um das gesamte Unternehmen, um eine bestimmte Abteilung oder Geschäftseinheit oder um einen bestimmten Prozess oder ein bestimmtes System handeln.
• Gibt es interne Sicherheitsrichtlinien oder ‑verfahren?
• Haben Sie relevante gesetzliche Standards oder Branchenpraktiken, deren Einhaltung für Ihr Unternehmen von Bedeutung ist?
• Ist jede Richtlinie noch relevant und aktuell? Berücksichtigen Sie alle seit der letzten Überprüfung der Richtlinie eingetretenen Veränderungen im Unternehmen, in der Technologie oder bei den Bedrohungen.
• Gibt es Lücken oder Inkonsistenzen in Ihren aktuellen Richtlinien? Widersprechen sich z.B. verschiedene Richtlinien oder bieten einige Richtlinien keine ausreichenden Handlungsanleitungen für bestimmte Situationen?
• Gibt es Kontrollen oder Anforderungen, die nicht in Ihrer Checkliste für die Sicherheit am Arbeitsplatz enthalten sind und die zur Gewährleistung der Einhaltung überprüft oder getestet werden müssen?
• Gibt es eine Möglichkeit zur Dokumentation der Ergebnisse regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen von Bürogebäuden, einschließlich Empfehlungen zur Verbesserung der Sicherheit?

Checkliste für die Inspektion physischer Räumlichkeiten

Der nächste Punkt auf Ihrer Checkliste für die Risikobewertung der physischen Sicherheit ist, nachdem Sie Ihre aktuellen Richtlinien und Verfahren überprüft und bewertet haben, die Inspektion Ihrer tatsächlichen Einrichtung. Dies umfasst die Überprüfung der physischen Strukturen und des gesamten Geländes im Hinblick auf die Identifizierung aller Elemente, die die Integrität Ihrer physischen Sicherheit beeinträchtigen könnten.

Die Instandhaltung ist ein oft übersehener Teil der Checkliste für die Sicherheit in einem Bürogebäude, aber ein sauberer und ordentlicher Raum kann in der Tat einen großen Unterschied machen, wenn es um die Sicherheit geht. Ein Gebäude mit Schutt, Müll oder ungepflegten Grünflächen kann ein leichteres Ziel für Kriminelle sein. Ein unordentlicher Innenraum kann dazu führen, dass in kritischen Situationen langsamer reagiert wird.

Nutzen Sie diese Checkliste für die Gebäudesicherheit zur Überprüfung und Kontrolle der physischen Räumlichkeiten Ihrer Einrichtung.

Das Äußere des Gebäudes

• Sind die Zugänge wie Türen und Fenster sicher und in gutem Zustand?
• Gibt es Schwachstellen wie ungesicherte Fenster oder Türen, die von potentiellen Eindringlingen ausgenutzt werden könnten?
• Ist die gesamte Außenbeleuchtung wirksam und in gutem Zustand?
• Gibt es eine gut sichtbare Beschilderung und ggf. Überwachungskameras?
• Ist die Umzäunung des Gebäudes sicher und in gutem Zustand?

Das Innere des Gebäudes

• Gibt es dunkle Ecken oder Bereiche, die nicht gesichert sind und die nicht eingesehen werden können? 
• Hat das Sicherheitspersonal freie Sicht auf wichtige Zugangspunkte?
• Gibt es potentielle Schwachstellen wie: Ungesicherte Bereiche oder Schwachstellen in der Gebäudestruktur, die von potentiellen Eindringlingen ausgenutzt werden könnten?
• Ist die Organisation der IT-Schränke und ‑Lagerräume in Ordnung?
• Gibt es eine Möglichkeit, Besucherprotokolle oder Aufzeichnungen zu führen?

Checkliste für die Prüfung von Sicherheitssystemen

Sicherheitstechnik ist heute in den meisten Gebäuden Teil der Ausstattung: Videoüberwachungskameras, Zugangskontrollen, Alarmanlagen und Gebäudeleitsysteme. Aber sie funktionieren nicht immer so, wie sie sollten, nur weil sie bei der Installation getestet wurden. 

Im Rahmen einer Risikobewertung der Gebäudesicherheit ist es daher wichtig, die Sicherheitstechnik regelmäßig zu testen. Dazu kann es gehören, Berichte zu erstellen, um sicherzustellen, dass keine Schwachstellen übersehen wurden, aber auch, Ihre Systeme zu testen, indem simulierte Einbrüche oder Sicherheitsübungen durchgeführt werden.

Hier einige wichtige Fragen für Ihre Checkliste zur Bürosicherheit: 

Zugangskontrolle

• Wie werden Berechtigungen vergeben und verwaltet?
• Wie werden Zugangskarten oder Token ausgegeben und verwaltet?
• Wie werden Zutrittsprotokolle und Berichte erstellt und wie oft werden diese überprüft?
• Wie ist das Zutrittskontrollsystem in andere Sicherheitskontrollen integriert (z.B. Intrusion Detection, Firewalls, Datenverschlüsselung)?
• Gibt es Schwachstellen im Zutrittskontrollsystem, die die Sicherheit gefährden könnten?
• Gab es in der Vergangenheit Vorfälle oder Verstöße gegen die Sicherheit der Zutrittskontrolle und haben Sie diese Schwachstellen behoben?
• Wie zuverlässig sind Ihre Leser und Schlösser?

Video-Sicherheit

• Sind alle Ihre Sicherheitskameras online? Funktionieren sie einwandfrei? 
• Liefern alle Kameras auch bei unterschiedlichen Lichtverhältnissen ein klares, hochauflösendes Bild? 
• Sind gefährdete Bereiche mit Überwachungskameras ausgestattet? 
• Wie werden die Kamerabilder überwacht? Haben Sie Warnmeldungen für verdächtige Aktivitäten eingerichtet, wenn Sie nicht über eine 24/​7‑Überwachung verfügen?
• Wie ist die Speicherung Ihrer Videodaten gesichert? 
• Haben Sie genügend Speicherplatz für Videodaten zur Erfüllung der Industriestandards für Audits?

Befragung von Mitarbeitern zur Bewertung der physischen Sicherheitsrisiken

Nur wenn Ihre Mitarbeiter alle Verfahren und bewährten Praktiken befolgen, sind Ihre Sicherheitsmaßnahmen wirksam. Aus diesem Grund sollten Mitarbeiterbefragungen Teil Ihrer Sicherheits-Checkliste für das Büro sein. Eine Mitarbeiterbefragung kann wertvolle Informationen darüber liefern, wie gut Sicherheitswissen und ‑praktiken in Ihrem Unternehmen vermittelt werden. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob die Mitarbeiter mit den Sicherheitsprotokollen vertraut sind, ob sie darin geschult wurden und ob sie sich bei ihrer täglichen Arbeit daran halten.

Darüber hinaus können potenzielle Schwachstellen in der Sicherheit einer Einrichtung durch eine Befragung der Mitarbeiter anhand einer Checkliste zur Gebäudesicherheit aufgedeckt werden. Leider kann eine Risikobewertung der physischen Sicherheit Ihrer Gebäude und Systeme nicht alle Schwachstellen aufdecken. Zum Beispiel kann es sein, dass Ihre Mitarbeiter Sicherheitsbedenken haben. Diese können sich zu ernsthaften Problemen entwickeln, wenn sie nicht richtig angegangen werden. 

Mitarbeiterbefragungen können auch dazu beitragen, dass sie sich potenzieller Risiken und Bedrohungen der Einrichtung bewusst und darauf vorbereitet sind. Durch das Gespräch mit den Mitarbeitern und die Information über Sicherheitsmaßnahmen und ‑protokolle können Sie ihnen helfen, sich im Falle eines Sicherheitsvorfalls sicherer und besser vorbereitet zu fühlen. Dies kann ein Beitrag zur Förderung einer Sicherheitskultur in Ihrer Einrichtung und zur Verbesserung der allgemeinen Sicherheit und Moral am Arbeitsplatz sein.

Hier finden Sie einige Beispielfragen für eine Checkliste, um die physische Sicherheit zu überprüfen:

• Sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens vertraut? 
• Welche Verfahren bestehen, um Sicherheitsvorfälle oder ‑verstöße zu melden?
• Wie können Mitarbeiter Phishing-Attacken und andere Arten von Social Engineering erkennen und vermeiden?
• Welche Maßnahmen bestehen zum Schutz der Unternehmensdaten und ‑systeme?
• Welche Regeln gelten für den Zugang zu sensiblen Daten und Systemen?
• Sind sich die Mitarbeitenden der möglichen Risiken und Bedrohungen für die Institution bewusst? Wissen sie, wie sie im Notfall reagieren sollen?

Durch die Einbeziehung Ihrer Mitarbeiter in Ihre Checkliste zur Gefährdungsbeurteilung im Bereich der physischen Sicherheit können Sie ihnen das Gefühl vermitteln, dass sie gehört, geschätzt und geschützt werden. Dies kann zur Schaffung eines Gefühls der Sicherheit am Arbeitsplatz und gleichzeitig zur Stärkung der bereits bestehenden Maßnahmen beitragen.

Checkliste für die Sicherheit von Bürogebäuden bei Naturkatastrophen

Wussten Sie, dass Naturkatastrophen in den Deutschland allein im Jahr 2022 einen Gesamtschaden von mehr als 4,3 Milliarden Euro verursacht haben? Auch wenn diese Zahl sowohl private als auch kommerzielle Einrichtungen umfasst, ist sie dennoch ein Weckruf für Unternehmen, die der Meinung sind, sie seien immun gegen die dauerhaften Schäden von Naturkatastrophen, die in vielen Fällen zu einer längeren Unterbrechung der Geschäftstätigkeit führen. 

Man kann sie zwar nicht verhindern, aber man kann vorbeugen und Maßnahmen ergreifen, um den Schaden, den sie verursachen können, möglichst gering zu halten. Eine Checkliste für die Sicherheit im Büro, die Ihnen helfen kann, die durch Naturkatastrophen verursachten Schäden zu begrenzen, finden Sie im Folgenden:

• Identifizieren Sie mögliche Naturkatastrophen in Ihrer Region, die die Einrichtung betreffen könnten, z. B. Erdbeben, Wirbelstürme oder Überschwemmungen.
• Entwickeln Sie einen Plan für die Reaktion auf jede Art von Katastrophe, einschließlich Evakuierungsverfahren, Notfallkommunikationsprotokollen und Notvorräten.
• Machen Sie den Plan allen Mitarbeitern bekannt und sorgen Sie für regelmäßige Schulungen und Übungen, damit alle wissen, was sie im Notfall tun müssen.
• Reduzieren Sie das Risiko von Schäden durch Naturkatastrophen durch Schutzmaßnahmen wie verstärkte Wände, Fensterläden oder Hochwasserschutzwände.
• Entwickeln Sie Backup-Systeme und Notstromquellen, um sicherzustellen, dass kritische Systeme und Geräte im Katastrophenfall weiter funktionieren.
• Legen Sie Notfall-Kits und Vorräte an, um sicherzustellen, dass im Falle einer Katastrophe die wichtigsten Vorräte, wie z. B. Wasser, Lebensmittel und Medikamente, zur Verfügung stehen.
• Verfolgen Sie die Wetterlage und Unwetterwarnungen und halten Sie sich über mögliche Naturkatastrophen auf dem Laufenden.
• Verwenden Sie Wetterüberwachungs- und ‑warnsysteme wie Sirenen und Alarme, um das Personal und andere Bewohner der Einrichtung schnell und effektiv über mögliche Bedrohungen zu informieren.

Ist Ihr Arbeitsplatz auf Bedrohungen der Gebäudesicherheit vorbereitet?

Eine Checkliste für das Sicherheitsaudit im Büro ist unerlässlich, um potenzielle Schwachstellen und Bedrohungen durch eine systematische Bewertung der bestehenden Sicherheitsmaßnahmen und ‑richtlinien zu ermitteln. Eine gute Checkliste für das Sicherheitsaudit, die als Instrument zur Risikobewertung der physischen Sicherheit dient, kann den Einrichtungen dabei helfen, potenzielle Bedrohungen zu verringern und ein sicheres Umfeld für Mitarbeiter und Vermögenswerte zu schaffen. 

Mit Hilfe der in diesem Artikel beschriebenen Checklisten und Richtlinien für die Sicherheit von Bürogebäuden können Unternehmen eine wirksame Vorabprüfung der physischen Sicherheit durchführen und wichtige Erkenntnisse darüber gewinnen, worauf sie achten sollten, wenn sie mit professionellen Prüfern für die Sicherheit von Gebäuden für Ihre Kunden zusammenarbeiten. Auf diese Weise können sie sich beruhigt zurücklehnen und sicher sein, dass eine Einrichtung angemessen gegen potenzielle Bedrohungen geschützt ist, auch wenn sich die Landschaft der Sicherheit ständig weiter entwickelt.