Guida ai sistemi di controllo degli accessi per gli hotel

Perché il controllo accessi in albergo è importante

Secondo le più recenti statistiche di Federturismo, attualmente il settore turistico rappresenta l’11% di tutto il PIL italiano e addirittura il 14% se si includono i servizi collegati. Inoltre, cresce la spesa media per turista, e aumenta l’uso del digitale: quest’ultimo dato indica la risposta alle esigenze di un comparto ultra competitivo.

I sistemi di controllo degli accessi per hotel si inseriscono proprio in questo solco. Le soluzioni smart, infatti, aiutano a gestire le entrate e le uscite degli ospiti in modo veloce ed efficiente. Ad esempio, le credenziali di accesso personali possono sbloccare le camere e le aree comuni. 

Non è l’unico vantaggio: in caso di ritardo per il check-in, gli ospiti possono accedere alla struttura senza bisogno di una chiave o di un badge. Tramite l’invio di pass digitali, i gestori e il personale possono sbloccare le porte e persino attivare blocchi di emergenza senza essere presenti fisicamente in hotel. In più, con l’autenticazione a più fattori e la biometria, clonare o copiare le credenziali diventa estremamente difficile.

Considera anche gli eventi avversi: in caso di incendio, intrusioni o altre minacce, il controllo accessi per hotel permette allo staff di registrare in modo rapido tutti gli ospiti e garantire che tutte le uscite siano immediatamente accessibili.

Trend futuri

I sistemi di controllo accessi per alberghi guardano al futuro, e sotto molti aspetti ci sono già arrivati. Abbiamo accennato alla gestione da remoto: la rivoluzione è iniziata ed è destinata a continuare su questa strada. Il controllo degli accessi basato su cloud è progettato appositamente per garantire flessibilità e semplicità di gestione, incrementando la sicurezza a tutti i livelli. Inoltre, l’integrazione con altri dispositivi e infrastrutture di videosorveglianza alimentati dall’intelligenza artificiale consente di prevenire e agire all’istante.

I problemi più comuni per la sicurezza in hotel

Indipendentemente dalla grandezza della struttura, ogni manager ha il compito primario di anticipare e gestire i problemi più frequenti in ambito ricettivo, diversi per natura e grado complessità

• Ingresso di persone non autorizzate: il viavai negli alberghi è una cosa normale e di norma auspicabile, ma quando gli accessi non vengono controllati si rischia di lasciare letteralmente la porta aperta ai malintenzionati. Il rischio di furti, danneggiamenti e incidenti più gravi è sempre dietro l’angolo.
• Chiavi smarrite: capita spesso che gli ospiti perdano le chiavi o i badge; una soluzione possibile è offerta dai metodi di accesso keyless, a portata di smartphone.
• Rischi per il personale: oltre a garantire la protezione dei tuoi ospiti, fai in modo che i dipendenti lavorino in un ambiente sereno, evitando che possibili malintenzionati possano accedere alla struttura e minacciare la loro sicurezza.
• Emergenze: chi possiede o gestisce un hotel deve prepararsi a reagire a eventi imprevisti come incendi, calamità naturali o altre situazioni di pericolo. Ad esempio, il controllo degli accessi in albergo dovrebbe agevolare il blocco o lo sblocco delle porte in caso di necessità.
• Violazioni della privacy: con la digitalizzazione delle procedure di check-in sono aumentati i rischi di furti di dati. Per proteggere le informazioni sensibili degli ospiti, utilizza credenziali di accesso a prova di hacker e rispetta le normative vigenti sulla privacy.
• Manutenzione dei sistemi: per mantenere un ecosistema di sicurezza perfettamente funzionante sono previsti costi di manutenzione e aggiornamento. Considera però anche l’altro lato della medaglia, ovvero quanto hai risparmiato evitando potenziali furti o danni.

Tipi di sistemi per il controllo accessi in hotel

I tempi delle serrature tradizionali sono passati: le opzioni più datate, come le chiavi e le tessere magnetiche, sono più economiche da installare, ma non offrono la stessa sicurezza delle moderne soluzioni elettroniche per la gestione degli accessi in hotel. Considera inoltre che le credenziali fisiche si possono perdere o duplicare facilmente. Per aiutarti a selezionare il sistema più adatto, abbiamo analizzato le principali opzioni disponibili sul mercato e i relativi pro e contro.

Badge magnetico

L’apertura con badge è la soluzione per il controllo degli accessi nelle camere degli hotel che ha inizialmente sostituito le classiche serrature con chiave. Il funzionamento è molto semplice: si usano delle tessere in plastica su cui viene applicata una striscia magnetica codificata con una credenziale univoca. Per accedere alla sua camera o ad altre aree, l’ospite deve strisciare la tessera sul lettore montato sulla porta. Questi sistemi sono abbastanza economici e semplici da programmare, ma i badge possono smagnetizzarsi in fretta e sono più facili da copiare. Inoltre, i lettori sono soggetti a maggiore usura rispetto ai sistemi wireless.

Lettore intelligente con tastiera numerica

I dispostivi con tastiera funzionano in modo molto intuitivo: basta applicare un’interfaccia con tastiera digitale e comunicare all’ospite o al personale un codice PIN univoco per sbloccare la porta o l’ingresso. I modelli con lettori smart permettono ai responsabili di rilasciare e monitorare le credenziali utente da remoto, nonché di revocare immediatamente i PIN in risposta a una potenziale minaccia. Il costo iniziale è sicuramente più alto rispetto ai badge, ma sono più sicuri e facilmente integrabili con altre soluzioni per il controllo accessi in hotel.

Serratura con RFID 

Nel caso delle serrature con tecnologia RFID (Radio Frequency Identification), le credenziali digitali vengono memorizzate su supporti fisici contenenti un cosiddetto tag RFID. Quando il supporto si avvicina a un lettore RFID montato sulla porta, le credenziali vengono comunicate tramite onde radio, consentendo l’apertura. È uno dei sistemi di gestione degli accessi in hotel più comuni, poiché le tessere sono abbastanza economiche e possono essere disattivate da remoto in caso di smarrimento o se l’ospite effettua il check-out senza consegnarla. Tuttavia, in caso di interruzione della corrente elettrica è possibile che le porte rimangano chiuse.

Accesso con parametri biometrici

Questo tipo di controllo degli accessi in hotel prevede l’installazione di un lettore intelligente per sbloccare la porta tramite l’autenticazione biometrica. La tecnologia si basa generalmente sul riconoscimento dell’impronta digitale, ma può essere abbinata anche alle telecamere intelligenti dotate di funzione di riconoscimento facciale. È una delle proposte più all’avanguardia e sicure, facile da scalare e da integrare. Risulta inizialmente più costosa, ma il ritorno sull’investimento è tangibile.

Accesso via smartphone

Ecco una delle opzioni più innovative e comode: le serrature wireless si sbloccano utilizzando semplicemente il telefono. Gli utenti ricevono credenziali univoche direttamente sul loro telefono che, avvicinato a un lettore montato sulla porta, consente l’accesso tramite Wi-Fi o tecnologia Bluetooth. Questo sistema agevola l’accesso touchless in tutta la struttura, con vantaggi aggiuntivi come il check-in da mobile. Un altro punto a favore riguarda la gestione delle credenziali, che possono essere visualizzate, modificate e revocate da remoto. Il metodo richiede ovviamente l’uso dello smartphone e potrebbe essere meno intuitivo per gli ospiti più anziani, abituati alle credenziali fisiche.

Come gestire gli accessi nelle diverse aree dell’hotel

L’installazione di qualsiasi tipo di soluzione per il controllo degli accessi in hotel deve essere ben ponderata. Dalle camere alla zona spa, ogni area della struttura presenta esigenze differenti in fatto di sicurezza. Per aiutarti, abbiamo delineato le linee guida generali da seguire per proteggere ogni zona del tuo albergo.

Ingressi e uscite

Tra i fattori determinanti nella scelta del sistema più adatto c’è sicuramente l’orario di apertura della reception. Se il personale non è presente 24 ore su 24, il controllo degli accessi in albergo dovrebbe includere la possibilità per gli ospiti di entrare e uscire in completa autonomia. In aggiunta, la gestione da remoto è indispensabile per bloccare o sbloccare facilmente l’ingresso senza bisogno della presenza di receptionist.

Camere degli ospiti

Le camere devono essere dotate di porte che possano chiudersi e bloccarsi in modo affidabile solo con le credenziali rilasciate all’ospite o, eventualmente, le chiavi di emergenza. Se scegli una serratura wireless, assicurati di disporre di alimentazione di riserva per evitare blocchi. Inoltre, ti consigliamo di utilizzare un sistema che revochi automaticamente l’accesso dopo il check-out.

Piscine, palestre e spa

Gli hotel che offrono servizi aggiuntivi possono migliorare l’accessibilità alle aree comuni con l’utilizzo di lettori per credenziali. In queste aree dovrebbero essere previste anche aperture e chiusure automatiche a tempo, in base all’orario di fruizione previsto.

Scale

Le porte delle scale dovrebbero essere dotate di serrature in grado di chiudersi e bloccarsi automaticamente per garantire che le vie di fuga rimangano accessibili in caso di emergenze. Inoltre, valuta il posizionamento di telecamere di sicurezza con analisi delle immagini che possano notificare istantaneamente i potenziali movimenti anomali.

Aree riservate al personale

Per evitare che gli ospiti subiscano lesioni o altri danni, magazzini, ripostigli e altre aree private devono essere inaccessibili a chiunque non sia autorizzato. Limita l’accesso alle stanze contenenti apparecchiature, impianti elettrici e comandi di servizio grazie a serrature intelligenti protette da autenticazione biometrica o a più fattori.

Come integrare altri sistemi di sicurezza

L’utilizzo di serrature intelligenti e dispositivi all’avanguardia è solo il primo passo per rafforzare la sicurezza e migliorare l’esperienza di soggiorno dei tuoi ospiti. Il tuo obiettivo finale dovrebbe essere salvaguardare le aree più vulnerabili, garantendo un accesso senza attriti. Per questo motivo, ti consigliamo di potenziare il tuo sistema di controllo accessi in hotel grazie a:

• Telecamere intelligenti con funzioni di rilevamento intrusioni
• Soluzioni per la gestione della videosorveglianza in cloud
• Sensori per il fumo
• Citofoni con AI

Per creare un unico insieme in cui ogni elemento possa comunicare perfettamente con tutti gli altri dispositivi, scegli soluzioni pensate per un’integrazione semplice. Verifica anche la scalabilità: ad esempio, i software di controllo accessi su cloud ti permettono di espandere la rete senza problemi, offrendo un numero illimitato di ruoli e gruppi.

Privacy e sicurezza degli ospiti

Per rispettare le norme del GDPR, ovvero il Regolamento Europeo 2016/679 per il trattamento dei dati personali, verifica che il tuo sistema per il controllo accessi in hotel implementi le necessarie misure tecniche e organizzative. Per tutelare le informazioni degli ospiti, soprattutto nel caso in cui utilizzino il loro smartphone per entrare e uscire, predisponi un firewall che possa schermare la tua rete Wi-Fi. Inoltre, comunica in modo chiaro e trasparente come viene effettuata la raccolta dei dati. 

Dal punto di vista della sicurezza, per legge ogni struttura ricettiva deve obbligatoriamente avere un piano di emergenza personalizzato in caso di incendi e altre emergenze. Oltre a nominare le persone addette alle operazioni antincendio e al primo soccorso, grazie a un sistema di controllo degli accessi all’avanguardia potrai agevolare l’evacuazione e tutelare ulteriormente gli ospiti e il tuo staff.

Consigli per la gestione degli accessi in hotel

Durante la fase iniziale di pianificazione del controllo accessi per il tuo albergo, tieni sempre presente i tuoi punti fermi, ovvero la comodità di accesso per gli utenti, la sicurezza delle credenziali e la conformità alle normative. Gli hotel non sono tutti uguali: la scelta del modello di serratura e del formato per il pass dipenderà dal numero di stanze, dalla tipologia di struttura e, in generale, dal grado di complessità del tuo asset organizzativo. Ad esempio, se gestisci un bed and breakfast dovrai puntare su un’opzione facilmente gestibile da remoto. 

Ecco qualche altro suggerimento utile da seguire:

• Sfrutta al massimo la tecnologia, il vero ingrediente segreto per incrementare la sicurezza in hotel.
• Offri agli ospiti un’esperienza personalizzata, chiara e intuitiva che li faccia sentire al sicuro, come a casa.
• Riduci i tempi di attesa grazie alle procedure di ingresso touchless.
• Valorizza e proteggi il lavoro del tuo staff grazie a soluzioni integrate, complete di videosorveglianza smart.

Per concludere

Per proteggere ospiti e dipendenti dalle minacce esterne rispettando al contempo la loro privacy, parti da un piano efficiente per il controllo degli accessi in hotel. Rilascia e monitora le credenziali in modo intelligente per prevenire furti e intrusioni, abbinandole a serrature smart e chiavi elettroniche per hotel. Preparati anche alle emergenze grazie ai sistemi più innovativi che ti consentono di velocizzare e ottimizzare le procedure di evacuazione.